Gestire la forza lavoro è una delle più grandi sfide che un’azienda può avere. L’operatività dei propri dipendenti è cruciale per far funzionare al meglio tutti gli ingranaggi affinché si raggiungano i livelli di produzione auspicati. Lo studio dei turni di lavoro, così come l’organizzazione dei team e la loro presenza sul posto di lavoro, seppur da remoto, deve esser fatta attentamente e in un’ottica di massimizzazione dei risultati sia per il personale che per l’impresa.
Non di rado accade che si possano verificare delle problematiche nella pianificazione dei turni e nella rilevazione delle presenze, in particolar modo quando il numero dei dipendenti è al di sopra delle 50 unità e le tipologie contrattuali sono molteplici. Situazione alle quali si auspica di non dover mai incappare. Per scongiurarle completamente molte aziende hanno scelto di affidarsi a software specifici deputati a tale compito.
Perché è importante la rilevazione delle presenze
Per ottenere la massima efficienza bisogna partire da un concetto fondamentale, ossia la rilevazione delle presenze. In un contesto nel quale la flessibilità del lavoro ha raggiunto un’estensione mai vista prima, monitorare le presenze dei propri dipendenti sul lavoro diventa cruciale per l’organizzazione degli stessi.
La rilevazione presenze è una procedura che consente di verificare e registrare gli orari di lavoro di qualsiasi dipendente. Tale prassi permette di avere una visione d’insieme non solo sui turni del personale, ma anche di monitorare le assenze, i giorni di ferie e di malattia, le ore di straordinario, il lavoro in ufficio e quello in smart working. Proprio lo smart working può essere considerato la scintilla che ha spinto le aziende ad adottare sistemi più elaborati per consentire le timbrature, e dunque il tracciamento, dei propri dipendenti durante le giornate da remoto.
I software per la rilevazione presenze e le connesse applicazioni permettono di poter timbrare sia attraverso il classico badge tramite apposite macchine o di registrare la presenza attraverso l’applicazione valida per tutti i sistemi operativi integrati negli smartphone. Inoltre, sia i dipendenti che il settore Risorse Umane potranno monitorare il cartellino semplicemente accedendo alle informazioni registrate istantaneamente sul portale.
I vantaggi del software rilevazione presenze
Con i nuovi strumenti tecnologici decadono così tutti i sistemi secondo i quali le presenze dovevano essere registrate manualmente su fogli Excel per poi essere inviati all’ufficio HR. Un modello che, in molte aziende, non si è rivelato vincente in quanto si basava su un lavoro meticoloso che doveva esser fatto dai dipendenti stessi su base settimanale o mensile. Un’operazione noiosa che molto spesso non veniva eseguita secondo le giuste tempistiche o che rivelava diversi errori di compilazione.
Il software per la rilevazione delle presenze, oltre a garantire un corretto tracciamento dei dipendenti in termini di ore lavorate, torna utile anche per una serie di funzioni connesse e altamente importanti per il benessere dei lavoratori ed un andamento proficuo dell’azienda.
In primis, attraverso il software la generazione delle buste paga risulta molto più semplice, veloce e priva di errori. Benefici anche per la pianificazione dei turni che potranno essere stabiliti sulla base di uno studio statistico sostenuto dalle presenze e dalle ore lavorate dai dipendenti. Se ne evinceranno i periodi di maggior lavoro dove sarà necessario concentrare le risorse, così come i reparti in cui in determinate fasi sarà opportuno spostare alcuni dipendenti. lo studio può avere anche come scopo il risparmio di costi o l’assunzione di nuovo personale.
Insomma, diverse sfaccettature in grado di migliorare il clima ed il benessere lavorativo oltre che i risultati economici aziendali.
